そもそも法人契約とは？個人契約との違い
法人契約とは、企業が自社名義で賃貸物件を借り上げ、従業員の社宅や単身赴任先として提供する契約形態のことです。個人契約と比べて契約主体が「法人」になるため、費用処理や契約条件、審査基準などに違いがあります。
ここでは、法人契約の基本的な仕組みから、社宅として利用する際の位置づけ、個人契約との違いを詳しく見ていきましょう。
法人契約の基本仕組み
法人契約とは、会社が賃貸借契約の借主（契約名義人）となり、従業員に住居として貸与する仕組みです。一般的に、法人がオーナーや管理会社と契約を結び、家賃の支払い・契約更新・解約などの手続きを一括で行います。入居者である従業員は、会社から社宅として利用の許可を得て入居し、使用料を一部負担する形が多く見られます。
この契約形態は、企業が社員の住宅支援を行う「福利厚生制度」の一環として導入されており、転勤・単身赴任・新入社員の住宅確保など、幅広い場面で活用されています。法人契約にすることで、入退去時の手続きが統一され、管理コストの削減やトラブル防止にもつながります。
社宅として利用する場合の位置づけ
社宅として法人契約を結ぶ場合、企業は「借上社宅」として外部の賃貸物件を借り上げ、従業員に住まわせます。社宅制度には、自社所有の「社有社宅」と外部物件を利用する「借上社宅」がありますが、後者が近年主流です。
借上社宅では、会社が契約者となることで、従業員は物件探しや契約手続きの手間が省けるうえ、住宅手当よりも節税効果が期待できます。また、会社側も転勤者や新入社員の住宅を柔軟に確保でき、採用や定着にもプラスに働きます。
社宅としての法人契約は、「従業員への福利厚生」と「企業の経費最適化」の両面でメリットがあり、近年では社宅代行サービスを利用する企業も増えています。
個人契約との主な違い（費用負担・契約主体・税務処理）
個人契約では、借主は従業員本人であり、家賃や初期費用を自ら負担します。一方、法人契約では企業が契約主体となり、費用の一部または全額を会社負担として経費処理できます。
また、個人契約は入居者の信用情報をもとに審査されるのに対し、法人契約では会社の業績や信用力が重視されるため、審査が通りやすい傾向にあります。税務面でも違いがあり、社宅として提供する場合、会社が一定の基準で従業員から使用料を徴収すれば、課税対象外の福利厚生として扱うことが可能です。
このように、法人契約は企業・従業員の双方に利点があり、適切に運用すればコスト削減と従業員満足度の向上を同時に実現できます。
社宅を法人契約するメリット
社宅を法人契約することで、企業と従業員の双方に多くのメリットが生まれます。会社側は経費計上や業務効率化、従業員側は住居コストの軽減や安心できる住環境など、双方の負担を減らしながら福利厚生を強化できる点が大きな魅力です。
ここでは、法人契約のメリットを「会社側」「従業員側」の視点からそれぞれ詳しく見ていきましょう。
会社側のメリット
企業が社宅を法人契約で借り上げる最大のメリットは、経費として計上できる点です。従業員住宅を会社名義で契約すれば、家賃や共益費、仲介手数料などを法人経費として処理でき、節税効果が期待できます。また、個人契約に比べて審査が通りやすく、複数の物件を一括管理できるため、転勤・新入社員の住居確保を効率化できます。
さらに、社宅制度の導入は福利厚生の充実による採用・定着率の向上にも寄与します。従業員の生活基盤をサポートすることで、安心して働ける環境を整え、企業のブランド価値向上にもつながります。特に全国展開する企業では、社宅代行サービスを活用することで管理コストを削減しながら柔軟な運用が可能になります。
従業員側のメリット
従業員にとって法人契約の社宅は、経済的な負担が軽くなるという大きなメリットがあります。会社が家賃の一部を負担するため、個人契約で同等の物件を借りるよりも月々の支出を抑えられます。さらに、契約や手続きは企業が代行するため、転勤や赴任時の煩雑な手続きから解放され、スムーズに新生活をスタートできます。
また、法人契約の社宅は信頼性の高い不動産会社や代行会社を通じて手配されることが多く、物件の質や安全性が高い点も魅力です。入居後のトラブル対応も企業や代行業者が行うため、安心して生活できる環境が整っています。結果的に、従業員のモチベーションやエンゲージメントが向上し、長期的な勤務にも良い影響を与えます。
法人契約の手続きと流れ
社宅を法人契約で借りる場合、個人契約とは異なり、会社としての事前準備や書類提出などが必要になります。契約の流れを把握しておくことで、スムーズに手続きを進められ、トラブル防止にもつながります。
ここでは、法人契約を進める際の5つのステップを順を追ってわかりやすく解説します。
ステップ1：社宅規程の確認・対象者の決定
まず最初に行うのが、社宅制度の運用ルール（社宅規程）の確認です。どの従業員を対象に社宅を提供するのか、家賃負担割合や利用期間、転勤時の取り扱いなどを社内規程で明確にしておくことが重要です。これにより、契約後のトラブルを防ぎ、税務上も適切な処理が可能になります。
対象者が決まったら、勤務地・通勤距離・家族構成などを考慮し、必要な間取りやエリアを絞り込みます。特に、転勤者や新入社員の社宅では、生活利便性や通勤時間も重要な選定基準です。明確な社内ルールと対象範囲を定めることで、効率的に物件探しを進めることができます。
ステップ2：物件選定・申込書の記入
次に行うのは、条件に合った物件の選定と入居申込です。不動産会社や社宅代行サービスを通じて、希望条件（賃料上限、通勤時間、間取り、築年数など）をもとに物件を探します。社宅として利用できるかどうか、法人契約が可能な物件かも必ず確認しましょう。
候補物件が決まったら、企業名義で入居申込書を提出します。この際、入居予定者（従業員）の氏名・勤務先・利用目的を明記することが求められます。複数物件を比較検討する場合は、会社の承認フローを踏まえて、決裁タイミングに余裕を持たせておくことも大切です。
ステップ3：必要書類の提出（登記簿謄本・印鑑証明書など）
申込後は、法人としての信用情報を証明する書類を提出します。
一般的に求められるのは、
- 会社の「登記簿謄本（履歴事項全部証明書）」
- 「印鑑証明書」
- 代表者の身分証明書
- 会社概要書
- 決算書の写し等
これらは入居審査で企業の信頼性を判断するために使用されます。書類の内容に不備があると審査に時間がかかる場合があるため、最新の書類を準備しておくことが重要です。社宅代行サービスを利用している企業では、提出代行や書類管理を一括で行えるケースもあり、複数物件を同時に契約する際に大幅な事務負担削減につながります。
ステップ4：入居審査・契約書締結
提出書類をもとに、不動産会社やオーナーが法人の信用力を審査します。法人契約では、個人の属性よりも「会社の経営状態・信用力・取引履歴」が重視される点が特徴です。審査が通過すると、契約条件や特約を確認し、賃貸借契約書を締結します。
契約書には、
- 契約名義（法人名義）
- 使用目的（社宅利用）
- 入居者情報（従業員名）
- 解約条件
- 更新時期
- 禁止事項などが明記されます。
特に「転勤時の扱い」や「原状回復義務の範囲」はトラブルになりやすいため、社内ルールと照らし合わせて確認しておきましょう。署名・押印は、会社の代表印を使用するのが一般的です。
ステップ5：初期費用の支払い・鍵の受け渡し
契約が完了したら、初期費用の支払いと入居準備に進みます。
初期費用には、敷金・礼金・仲介手数料・前家賃・保証料などが含まれます。これらを会社が立て替えるのか、従業員と按分するのかを社宅規程で明確にしておくとスムーズです。
入金確認後、鍵の受け渡しと入居チェックが行われます。入居時には、設備の状態や汚損箇所の有無を写真で記録しておくと、退去時の原状回復トラブルを防げます。また、法人契約では複数拠点の入退去管理が発生するため、社宅代行サービスを導入してデータで一元管理する企業も増えています。こうした仕組み化が、社宅運用を安定化させるポイントです。
法人契約でよくある疑問と注意点
社宅を法人契約で運用する際は、契約手続きや費用負担のほかにも注意すべき点が多くあります。特に、保証人や保証会社の扱い、社内規程との整合性、契約書の特約内容、税務上の取り扱いは誤るとトラブルや課税リスクにつながります。
ここでは、実務担当者が押さえておくべき主要な注意点をわかりやすく解説します。
保証人や保証会社は必要？
法人契約の場合でも、連帯保証人や保証会社の利用が求められるケースは少なくありません。特に、中小企業や設立間もない法人では、オーナーや管理会社が保証人を指定する場合があります。一般的には、代表取締役が保証人になる、または法人保証を補う形で保証会社と契約する方法が取られます。
一方で、大企業や信用格付けの高い法人は、保証人不要で契約できることもあります。最近では、不動産会社側が保証会社の利用を必須とするケースが増えており、保証料を支払うことで審査・更新がスムーズになります。
企業としては、社宅代行サービスを利用して保証契約を一元管理すると、リスクを抑えつつ手間を軽減できます。
家賃上限・間取りなど社内規程との整合性
社宅を法人契約する際は、社内規程と物件条件の整合性を取ることが重要です。多くの企業では、家賃上限や間取り、立地条件を「社宅規程」で定めており、これを超える物件を契約すると経理処理や税務上の問題が発生する可能性があります。
例えば、役職・家族構成別に家賃補助額が設定されている場合、上限を超える部分は従業員の自己負担としなければなりません。また、単身赴任用・家族帯同用など、利用目的に応じた部屋の間取りや広さも規定されることが多いです。
契約前に社宅規程を確認し、物件条件が適用基準を満たしているかどうかを人事・総務・経理で共有することが大切です。
契約書の名義・解約条件・特約の確認ポイント
法人契約の賃貸借契約書では、名義や解約条件、特約内容の確認が必須です。契約名義は必ず法人名（正式名称）で記載し、使用目的には「社宅利用」と明記します。個人名義で契約すると、税務処理や原状回復の責任範囲が曖昧になる恐れがあります。
また、解約予告期間（通常1〜2か月前）が社内の転勤スケジュールに対応できるか確認しましょう。定期借家契約の場合は更新不可のケースもあり、長期利用が前提の社宅には不向きです。特約条項では、退去時の原状回復範囲、ペット可否、駐車場契約などの条件を必ずチェックし、トラブルを未然に防ぐことが重要です。
税務上の取扱い（社宅使用料・賃貸料相当額）
法人契約の社宅では、税務上の処理が正しく行われているかが重要なポイントです。会社が家賃を全額負担すると、従業員への「給与課税」とみなされる可能性があります。そのため、税務上は「社宅使用料（賃貸料相当額）」として、従業員から一定の金額を徴収するのが原則です。
徴収額の目安は、国税庁の基準に基づき、物件の床面積や固定資産税評価額から算出します。これにより、福利厚生として非課税扱いが認められます。
また、役員社宅の場合は算定基準が異なるため注意が必要です。経理・人事担当者は、税理士や専門家に確認しながら正確な処理を行うことで、不要な追徴課税リスクを回避できます。
法人契約で発生する費用と相場感
社宅を法人契約で借りる場合、発生する費用は個人契約とほぼ同じですが、支払い主体や処理方法が異なります。初期費用や月額賃料、管理費に加え、会社と従業員の負担割合をどう設定するかも重要なポイントです。
ここでは、法人契約における代表的な費用項目と相場の目安、負担の分け方をわかりやすく解説します。
初期費用（敷金・礼金・仲介手数料など）
法人契約の初期費用には、敷金・礼金・仲介手数料・保証料・前家賃などが含まれます。相場としては、家賃の4〜6か月分程度を想定しておくとよいでしょう。
例えば、家賃10万円の物件であれば、40万〜60万円前後が初期費用の目安です。法人契約の場合、入居者が従業員でも、契約主体は会社となるため、原則としてこれらの初期費用は会社が負担します。ただし、転勤者や役職者などの条件に応じて、礼金や保証料の一部を従業員に負担させるケースもあります。
また、契約更新時には更新料（家賃1か月分程度）が発生することもあるため、年間コストとして見込んでおくことが大切です。
毎月の賃料・共益費・管理費
法人契約での毎月の支払いには、基本家賃のほか共益費や管理費が含まれます。家賃はエリアや築年数、間取りによって異なりますが、首都圏の単身用物件なら8万〜12万円、ファミリー向けで15万〜25万円前後が一般的な相場です。
共益費・管理費は月額数千円〜1万円前後で、清掃費・設備保守費・共用部の電気代などが含まれます。法人契約では、これらの支払いを会社がまとめて行い、経費処理します。
複数の社宅を運用している場合は、社宅管理代行会社に支払管理を委託することで、振込業務や請求処理を効率化できます。なお、駐車場や付帯設備の利用料は別契約となる場合があるため、契約前に確認が必要です。
費用負担の区分（会社負担／従業員負担の割合）
法人契約の社宅では、会社と従業員の費用負担割合を明確に定めておくことが不可欠です。
一般的には、家賃の70〜90％を会社が負担し、残りを従業員が「社宅使用料」として支払います。この比率は企業規模や社宅規程によって異なりますが、税務上は従業員が一定額を負担することが求められます。会社が家賃を全額負担した場合、従業員への「給与」とみなされ、課税対象になる可能性があるため注意が必要です。
また、役員社宅の場合は評価額の算定基準が厳しく設定されており、一般社員とは異なるルールが適用されます。適切な費用区分を行うことで、節税効果を維持しながら、福利厚生としての透明性と公平性を確保できます。
社宅の法人契約を効率化する方法
法人契約による社宅運用は、契約件数が増えるほど手続きや管理業務が煩雑になりがちです。入退去や請求処理、契約更新などを担当部署だけで行うのは非効率です。そこで、近年は社宅代行サービスや保証会社、短期賃貸サービスを活用して業務を自動化・簡素化する企業が増えています。
ここでは、効率的に社宅運用を行うための具体的な方法を紹介します。
社宅代行サービスを活用する
もっとも一般的な効率化の手段が、社宅管理代行サービスの導入です。社宅代行会社に契約・更新・解約・請求処理などを委託することで、社内の人事・総務部門の負担を大幅に削減できます。特に、全国に複数の社宅を保有している企業では、手続きや契約条件が物件ごとに異なるため、専門業者に一括管理を任せるメリットが大きいです。
代行会社によっては、物件探しから契約、従業員への案内、家賃支払の立替精算まで対応してくれるため、社宅制度を総合的に運用できます。リロクラブやNTT ExCパートナー、東急社宅マネジメントなどが代表的な事業者で、業務効率化とコスト最適化を両立できる点が評価されています。
保証会社・短期賃貸サービスの利用
保証会社の活用も、法人契約を効率化する重要な手段です。
保証会社を利用すれば、連帯保証人を立てる必要がなくなり、審査や契約時の手続きを簡略化できます。複数物件を同時に契約する際も、保証会社を通じて一括管理できるため、社内の管理負担を軽減できます。
また、短期赴任や研修期間中など、一時的な住居が必要な場合には短期賃貸サービス（マンスリー・ウィークリーマンション）を利用するのが効果的です。契約期間が柔軟で、家具家電付き物件も多く、入居準備の手間を最小限に抑えられます。出張や短期配属の多い企業では、これらのサービスを組み合わせることでコストと時間の両面で効率化が図れます。
複数拠点対応・入退去管理を自動化する仕組み
社宅を多数保有する企業では、複数拠点の契約・入退去をデジタルで一元管理することが効率化の鍵です。
近年は、クラウド型の社宅管理システムを導入し、契約情報・更新日・従業員データを自動で紐づけて管理する企業が増えています。これにより、契約更新漏れや請求遅延といったミスを防ぎ、リアルタイムでコスト状況を可視化できます。
また、従業員の異動や転勤に合わせて自動的に社宅を再割り当てする機能を備えたシステムも登場しています。社宅代行サービスと連携すれば、物件管理から請求処理までワンストップで完結でき、人事・経理・総務の連携を強化しながら、管理業務のDX化を実現できます。
まとめ
社宅を法人契約で運用することは、企業にとっても従業員にとっても大きなメリットがあります。会社側は経費計上による節税効果や、採用・定着率の向上、業務効率化といった経営面の利点を得られます。一方で従業員にとっても、家賃負担の軽減やスムーズな入居手続き、安心できる住環境など生活の安定につながります。
ただし、法人契約には保証人の設定や書類提出、契約書の特約確認など、個人契約にはない手続きや注意点も存在します。税務処理を誤ると課税リスクが生じるため、社宅規程の整備と運用ルールの明確化が欠かせません。
また、契約数が増えると管理負担も大きくなるため、社宅代行サービスやクラウド型システムを活用して業務を自動化することが効果的です。これにより、入退去管理や費用処理のミスを防ぎつつ、全国規模の社宅運用もスムーズに行えます。
法人契約をうまく活用すれば、企業のコスト削減と従業員の満足度向上を両立でき、結果的に“働きやすい会社づくり”につながるでしょう。ぜひ本記事を参考にしてみてください。
